David Allen ve své metodě Getting Things Done (Mít vše hotovo) se shoduje s ostatními tvůrci produktivních metod v tom, že kalendář je místo, kam nepatří nic jiného, než časové události.

Jako příklad nám poslouží velmi zaběhnutý zvyk z práce s běžným papírovým diářem, kdy velká část z nás má potřebu do diáře zaznamenávat veškeré své denní poznámky, seznamy úkolů, apod. Následně je mnohdy složité dohledávat konkrétní informace, co se kdy dohodlo s kým, atd. Samozřejmě, že je každého věc, jak používá svůj diář, nicméně z mé zkušenosti vím, že pro mě nejosvědčenější metoda je tzv. Timeboxing, kdy se každý den rozděluje na dětí časové bloky a v nich se vždy věnujeme konkrétním činnostem.

Timeboxing v kostce:

• Udělejte si soupis všech činností, které každý den děláte (schůzky, porady, maily, práce na úkolech, projektech, ale i rodina, sport a volný čas, atd.)
• Vezměte čistý týdenní pohled a zkuste do něj zaznamenat jednotlivé opakující se časy konkrétních aktivit (já např. na emaily mám cca 30 min před obědem a následně celou hodinu před odchodem z kanceláře)
• Zaznamenejte všechno – uděláte si jasný časový snímek týdne a uvidíte, kolik času vám zbývá či naopak schází
• Uspořádejte jednotlivá okna tak, aby na sebe logicky navazovala – např. pokud víte, že jedete ráno mezi 8-9 hodinou do práce autem, naplánujte si hovory tak, abyste jich co nejvíce vyřídili v tento čas. To samé se týká cesty zpět domu. Oznamte to kolegům, aby věděli, kdy vás doženou na telefonu. Ušetříte docela dost času povídáním přes den.

Několik dalších tipů pro práci s kalendářem:

1. Pokud si takto rozvrhnete svůj kalendář, můžete se vydat k dalšímu nastavení. U nás ve firmě máme takový kalendář každý a sdílíme si je navzájem. Díky tomu víme, kdo, kdy a kde je.
2. V Google kalendáři můžete vytvořit samostatný kalendář pro celá oddělení, projekty nebo třeba marketingové kampaně. Tyto kalendáře ve svém zobrazení v telefonu můžete jednoduše vypnout, takže vás neruší, nicméně jsou na jedno či dvě kliknutí okamžitě zapnuté kdykoliv potřebujete mít přehled.
3. Vyzkoušejte podobný princip i na rodinu, ať víte, kdy jsou jaké kroužky a společné aktivity (např. rodinné oslavy)
4. Asana, stejně jako většina softwaru dnes umí propojit své termíny s Google kalendářem na úrovni jednotlivých projektů. Uvidíte je pak v celodenních událostech.
5. Při tvorbě Události se rovnou rozhodněte, zda se jedná o osobní setkání nebo online meeting. A rovnou pozvěte zúčastněné osoby. Kalendář rozešle pozvánky, stejně jako desktopová aplikace.
6. Vytvořte si jeden tzv. Pomocný kalendář, který bude zahrnovat vaše rutiny (snídaně, cesta do a z práce, cesta na trénink, apod.). Při plánování jej zapněte, ať máte jasno, kdy máte reálně volný čas a kdy ne.
7. Nastavte si 2 notifikace před jakýmkoliv termínem – já mám 10 minut a pak 3 minuty před. Tu druhou jako připomínku, že se mám třeba již připojit ke konkrétnímu online setkání.
8. A nakonec – zprovozněte si službu typu Calendly…

Jednoduché plánování termínů, které uspoří spoustu času

Znáte takovou tu situaci, kdy si s někým voláte a teď se potřebujete domluvit na čase setkání? Oba lovíte diář, nedej bože když řídíte, tak se domluvíte, že se ozvete zpátky až budete u diáře, na což zpravidla zapomenete, atd…

Na adrese Calendly.com najdete službu, kterou považuji za naprosto geniální. Existuje řada podobných, má volba padla na tuto. Calendly pomáhá organizovat vaše schůzky. Jednoduše – na Calendly si můžete založit účet zdarma (v angličtině), propojit jej s konkrétním Google kalendářem a následně si v rámci volného tarifu nadefinujete jeden konkrétní typ setkání. V placené verzi jich můžete mít více, ale ze zkušenosti vím, že s free tarifem vystačíte hodně dlouho. 

Takto vytvořený typ setkání a váš účet mají konkrétní url adresu (calendly.com/vaše-uživatelské-jméno). Na této adrese může kdokoliv, kdo jí má, naplánovat termín vašeho společného setkání ve vámi předdefinovaném tvaru. Dotyčný uvidí vaše volné termíny, jeden si vybere a potvrdí. Vám již přijde rovnou notifikace do emailu a obsadí se prostor ve vašem kalendáři. Dál se nemusíte již o nic starat.

V rámci předefinování typu schůzky v Calendly můžete definovat řadu věcí, díky kterým si ohlídáte, aby si lidé nedomlouvali termíny pro vás nevhodně, např.:

• Čas před schůzkou a po schůzce, kdy není možno objednat další termín (abyste se mohli přesunout nebo si udělat pauzu mezi schůzkami)
• Dobu v týdnech či měsících na jak dlouho dopředu platí váš současný kalendář
• Nastavit konkrétní dny v týdnu a časy, kdy si lidé mohou rezervovat
• Napsat do poznámky popis setkání (např. nutnou přípravu), atd.

Osobně jsem díky tomuto nástroji zkrátil veškerá jednání na 30 minut a navíc jsem si zvolil dny, kdy se mohu schůzkám plně věnovat. Velmi mi to zjednodušilo organizaci setkání a ušetřilo spoustu času. 

Práce s kalendářem, zvláště ve spojení s papírovým diářem je poměrně komplexní téma, které zcela jistě rozpracujeme v některém z dalších článků.